死亡届の紛失について

1.状況
令和6年12月17日（火曜日）午後1時30分頃、10月23日（水曜日）に届出された死亡届1通が見当たらないことが発覚しました。
発覚後事務室内を探索しましたが、発見には至っていません。
なお、届出書を法務局へ移送する手続きの際に発覚したものであり、届出された内容についての一連の戸籍事務処理は完結しています。
届出書は住民課事務室内のみで処理しており、個人情報が外部に流出した可能性は極めて低く、事務室内の他件文書等に挟みこんでしまった可能性と、焼却処分する文書に紛れ込み文書廃棄の際に処分した可能性があります。
死亡届の届出人には12月20日（金曜日）に死亡届を紛失した旨を連絡しました。21日（土曜日）に改めて詳細説明をし、謝罪する予定です。

2.原因
事務処理が完了した後、届出書をファイルに綴るまでの過程で紛失したものと考えられます。
ファイルに綴る作業中に窓口対応など他の作業を同時並行で行っており、また、ファイルに綴った日を記録簿に記載する際に、届出書の漏れがないかの確認を怠っていました。

3.経緯
・令和6年10月23日（水曜日） 死亡届受理
・10月30日（水曜日） 届出内容のシステムへの入力を実施（職員A）
・10月30日～11月7日 届出書とシステム入力内容の確認を実施（課長）
・11月7日（木曜日） システム入力内容確定処理（職員B）
届出書をスキャン（データ化）
届出書、確認書類等をそれぞれの保管先へ仕分け
・12月17日（火曜日） 10月受付分届出書を法務局へ移送するため書類の確認をしていたところ、10月23日届出の死亡届1通が見当たらないことが発覚
・12月17日（火曜日）～20日（金曜日） 住民課事務室内を探索
・12月18日（水曜日） 名古屋法務局半田支局に死亡届を紛失した可能性があることを報告
・12月20日（金曜日） 探索したが見つからなかったことから、届出人に死亡届を紛失した旨を連絡

この度は、関係者の皆様にご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
今後は、ファイルに綴った後に記録簿と突き合わせ確実に綴られているかの確認や、戸籍届出書等個人情報の記載された書類の処理を行う際は他の書類等と混ざらないよう確実に仕分けのうえ、箱に入れるなど物理的に隔離させることを徹底し、再発防止に努めてまいります。

2024年12月20日
東浦町長 日高輝夫
（高は「はしごだか」）

東浦町役場 住民課  0562-83-3111